Должностные обязанности менеджера по закупкам

Специфика документа

Построение продуктивных рабочих отношений предполагает написание должностной инструкции. В ней определяются базовые аспекты взаимоотношений руководства компании с приглашенным для работы специалистом.

Руководители организации, опираясь на положения данной инструкции, ожидают от специалиста четкого выполнения оговоренных функций. Специалист также вправе выстраивать свою деятельность, минуя риск возложения на него дополнительных нагрузок, не оговоренных в ДИ.

Инструкция — юридически обязывающий документ, который служит, в том числе, и средством нейтрализации конфликтных ситуаций. Стороны, опираясь на её положения, могут разрешить конфликт путем переговоров, а не судебных разбирательств.

Права

Менеджер по закупкам вправе:

• требовать и получать от руководства подробную информацию по профилю своей деятельности, например, от объемах финансирования или приоритетных направлениях деятельности;
• иметь доступ к информационным ресурсам для получения и анализа коммерческих предложений;
• иметь достойные условия труда и оборудованное рабочее место;
• принимать решения в рамках своей компетенции;
• участвовать в переговорах с поставщиками от имени организации;
• подписывать документы, касающиеся закупочной деятельности, от имени организации, если такая привилегия предоставлена ему доверенностью руководителя;
• участвовать в решении организационных вопросов по своему профилю: организации документооборота по поставкам, подборе персонала, задействованного в приобретении товаров, планировании поставок.

Конкретный перечень прав менеджера определен его должностной инструкцией и зависит от уровня должности (начальник отдела, главный или ведущий менеджер), сфер деятельности фирмы и общих принципов организации труда в ней.

Кому подходит профессия

Менеджер по закупкам должен обладать аналитическим складом ума, быть коммуникабельным, стрессоустойчивым и уже иметь хотя бы минимальный опыт работы в логистике или торговле до того, как он начнет свой путь в конкретной сфере. Чтобы претендовать на эту должность, нужно:

• уметь эффективно вести переговоры;
• быть юридически подкованным – знать основы коммерческого и гражданского права;
• иметь навык составления договоров купли-продажи;
• быстро и успешно работать с большими объемами информации.

Часто необходимо еще и знать специализированное программное обеспечение, например, 1С.

Перспективы профессии

Люди производят и потребляют товары, и вряд ли в обозримом будущем это изменится. В условиях рыночной экономики профессия менеджера по закупкам всегда останется актуальной, и по мере экономического подъема будет расти и ее востребованность. Зарплата хорошего специалиста, который приносит прибыль своей компании, также будет увеличиваться.

Однако прежде чем остановить свой выбор на специальности «менеджер по закупкам», нужно всерьез задуматься о том, подходит ли эта работа конкретно вам. Не стоит думать только о стабильности и уровне заработной платы, оцените свои персональные качества. Если вы, к примеру, застенчивы или больше склонны к творчеству, чем к анализу, работа менеджера по закупкам будет вам в тягость и не принесет удовлетворения. Чтобы объективно оценить свои карьерные перспективы, пройдите тест на профориентацию.

Как работает менеджер по закупкам

Результаты принимаемых решений и собственных действий.

2. Нарушение постановлений, положений руководящих документов организации.

3. Нанесение ущерба компании, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

4. Умышленное предоставление недостоверной информации.

5. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

6. Разглашение коммерческой тайны, личной информации, конфиденциальных сведений.

7. Нарушение трудовой дисциплины, правил техники безопасности, норм внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

8. Проведение несанкционированных руководством встреч, представления интересов организации.

Должностная инструкция менеджера (специалиста) по закупкам содержит требования со стороны работодателя к квалификации сотрудника, определяет правила назначения, освобождения его от должности, порядок подчинения. В документе прописаны функциональные обязанности, права работника, его ответственность.

І. Общие положения

1. Назначение на должность менеджера по закупкам или освобождение от нее осуществляется приказом директора организации по представлению начальника отдела закупок.

2. На должность менеджера по закупкам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего профессионального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

3. Менеджер по закупкам непосредственно подчиняется начальнику отдела закупок.

4. Во время отсутствия менеджера по закупкам функциональные обязанности, ответственность, права, переходят к иному должностному лицу, о чем фиксируется в приказе по организации.

5. Менеджер по закупкам должен знать:

• основы гражданского и хозяйственного законодательства;
• порядок заключения договоров купли-продажи, поставки, требования к оформлению документации;
• ассортимент, характеристики, назначение товаров, используемых в организации;
• правила приема, передачи товарно-материальных ценностей;
• методы планирования снабжения организации;
• нормы техники безопасности, охраны труда, производственной санитарии и противопожарной защиты;
• принципы ценообразования, организацию закупок;
• формы учета и отчетности, принятые в организации.

6. Менеджер по закупкам руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Уставом организации;
• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• распоряжениями, приказами, указаниями директора организации, непосредственного начальника, иными руководящими документами;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Менеджер по закупкам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Проводит работы по снабжению товарами в необходимом количестве и ассортименте.

2. Реализует плановые показатели по обороту установленных групп товаров.

3. Осуществляет поиск поставщиков, изучает новые предложения от них, разрабатывает и обосновывает предложения о привлечении новых поставщиков.

4. Ведет переговоры с контрагентами, обсуждает, согласовывает порядок, условия поставки с непосредственным руководителем.

5. Размещает заказы у поставщиков.

6. Осуществляет документальное оформление сделок.

7. Отслеживает этапы выполнения заказов.

8. Осуществляет контроль исполнения обязательств сторон.

9. Принимает участие в приеме товаров и оформлении соответствующих документов.

10. Отслеживает оборот товара в организации, совместно с другими отделами.

11. Устанавливает категории товаров, которые необходимо приобретать для нужд организации.

12. Устанавливает минимальный товарный остаток и способствует наличию необходимого количества товара на складе.

13. Реализует меры по поддержанию постоянного наличия товаров повышенного спроса.

14. Консультирует продавцов и покупателей по своим товарным группам.

15. Предоставляет подразделениям организации необходимую информацию о товарах.

16. Составляет и обосновывает планы закупок товаров.

17. Выполняет служебные поручения непосредственного руководителя.

ІІІ. Права

Менеджер по закупкам имеет право:

1. Самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции.

2. Действовать от имени организации по доверенности и представлять ее интересы во взаимоотношениях с другими компаниями.

3. Получать служебную информацию, необходимую для выполнения своих функциональных обязанностей.

4. Направлять в адрес руководства предложения о совершенствовании своей работы и деятельности организации.

Перспективы повышения

Без опыта работы получить должность менеджера по закупкам – возможность редкая. Новичков чаще всего берут на пост помощника снабженца, аналитика или оператора. По названию должности в различных предприятиях могут отличаться. Но круг обязанностей остается неизменным. Это заказ товаров, отслеживание его оборота (движения и остатков), мониторинг цен, а также аналитическая обработка информации.

Зарекомендовав себя с положительной стороны, новичок долго не задержится на должности помощника. Перевод на полную ставку может произойти даже через несколько месяцев после трудоустройства.

За 2-3 года менеджер с потенциалом развития вполне может получить должность руководителя отдела снабжения фирмы. Но на этом карьерный потолок не достигнут. Лучшие эксперты в области снабжения могут вырасти до финансового или коммерческого директора, а то и вовсе занять пост гендиректора предприятия.

Менеджер по закупкам работает в напряженном и довольно активном графике. Профессия будет интересна общительным людям, умеющим обращаться с документами, проводить анализ информации в короткие сроки, быстро реагировать на смену моды или потребительских запросов. При наличии подходящего образования и навыков, человеку не составит труда проявить себя в сфере закупок и подняться до руководящей должности в компании.

Контактные данные

В деловой этике источники связи с соискателем должны соответствовать определенным стандартам. К примеру, создайте рабочий электронный ящик, наименование которого будет состоять из фамилии, имени либо желаемой должности

Для некоторых работодателей важно и указание адреса социальной сети. Однако помните, что данная страница не должна иметь провокационную информацию

Обратите внимание и на актуальность указанных номеров телефонов и прочих сервисов обмена сообщениями. Контактная информация в резюме:

Контактная информация в резюме:

• Телефон: +7
• Email:
• Skype:

  KupcovMyresume

• FB:

  /kupcov_myresume/

Оплата

Не существует фиксированной оплаты работы снабженца. Она определяется масштабом деятельности организации и личным опытом сотрудника. Руководство принимает решение о повышении заработной платы, отталкиваясь от успехов и личных достижений сотрудника, от того, сколько он приносит пользы компании.

Высокооплачиваемые менеджеры умеют блестяще выстраивать нить переговоров, убеждать и твердо проводить политику компании. Они надежны, на них можно рассчитывать.

В целом, зарплата специалиста по закупкам начинается от 25 000 рублей и редко превышает 100 000 рублей. Но чтобы дойти до верхнего предела, необходимо пройти долгий путь в профессии.

Функции

Специалист по закупкам берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и проведению закупочных процедур любого вида.

Согласно ч. 6 ст. 38 44-ФЗ специалист по государственным закупкам должен обладать соответствующим образованием и некоторым опытом в данной сфере.

Он обязан уметь:

• работать на ЭТП госзакупок;
• принимать поступающие заявки на участие в закупках или оформлять их;
• анализировать эти заявки;
• уметь получать данные о рентабельности претендентов на участие в госзакупках;
• добывать сведения о конкурентах;
• вести учёт по заказам;
• анализировать расходы;
• готовить при необходимости жалобы в контролирующие органы;
• осуществлять иные действия, связанные с торгами.

Общие положения должностной инструкции

1.1 Менеджер по закупкам причисляется к категории специалистов; 1.2 Менеджер по закупкам может быть принят на работу или уволен с нее только приказом вышестоящего должностного лица – чаще всего начальника департамента закупок (в том числе директора фитнес-клуба); 1.3 Менеджер по закупкам находится в непосредственном подчинении у начальника департамента закупок; 1.4 В случае отсутствия на рабочем месте менеджера по закупкам, его полномочия могут быть переданы иному сотруднику, о чем тот должен быть уведомлен заблаговременно; 1.5 На позицию менеджера по закупкам может быть нанят человек со средним специальным или вузовским образованием, а также опытом работы на аналогичной должности не меньше года; 1.6 Менеджер по закупкам обязан быть ознакомлен с основными положениями гражданского, а также коммерческого права, с классическими шаблонами контрактов закупок, продаж, поставок и правилами ведения отчетной документации, полным перечнем товаров, услуг, их предназначения и свойств, технологией формирования цены, базовыми процедурами формирования закупок и актуальными способами ведения отчетной документации; 1.7 Менеджер по закупкам в своей работе опирается на законодательную базу, устав организации, положения ее трудового распорядка, приказы прямых руководителей (в том числе владельца бизнеса), а также на эту конкретную инструкцию.

Требования и качества

Соискатели работы должны знать, что, кроме качеств работника, предприятия выдвигают ряд требований к специалисту. Это касается не только профстандарта, но и индивидуального подбора сотрудников. Перед собеседованием на работу нужно изучить требования компании и сопоставить со своими качествами. Это поможет быстрее найти общий язык с работодателем и покажет ответственный подход будущего сотрудника к желаемой должности.

Активная жизненная позиция, энергичность и владение деловым этикетом — ключевые особенности менеджера по закупкам. Конкурентность и умение отстаивать своё мнение помогут при соперничестве с другими менеджерами и компаниями. Позитивное настроение, общительность и доброжелательность хорошо располагают людей, поэтому и переговоры такой человек будет вести лучше, чем скрытный интроверт.

Аналитический склад мышления пригодится, когда нужно будет принимать экстренное решение или выбирать между количеством и типами продукции. Даже если эти решения не всегда будут приносить большую выгоду, то хотя бы не будут делать вреда предприятию. Окружающие судят о профессионализме человека, исходя из его пунктуальности, аккуратности в работе и дисциплинированности.

Это не означает постоянный дресс-код и полный контроль за всем сказанным. Нет, умеренная педантичность, ответственность и концентрация на работе помогут добиться желаемых высот. Качества располагают начальство к менеджеру и показывают его в глазах окружающих как добросовестного работника.

Знания и навыки менеджера

Если без некоторых личностных качеств можно приступать к работе, ведь в процессе наладятся отношения с персоналом и начальством, то без квалификации и определённого уровня знаний достичь хороших результатов будет нереально.

К обязательным требованиям относятся:

Наличие высшего образования в области менеджмента. Тонкости работы в теории помогут избежать серьёзных практических ошибок и спланировать рабочий процесс правильно.
Опыт ведения деловых переговоров. Если такого нет, то можно пройти курсы обучения, чтобы ознакомиться с основами.
Ориентация в материале

В некоторых процессах важно умение переключаться с одного задания на другое без потери времени на обучение.
Уверенное использование компьютерных программ для полного отслеживания процесса организации и логистики закупки. Это важный момент в сфере организации продаж.

Составление резюме

Информация излагается кратко и понятно, нельзя выдумывать или искажать факты. От этого зависит будущая работа. Целостное оформление резюме характеризует аккуратность и собранность будущего сотрудника. Обязательно текст набирается единым шрифтом. К документу необходимо прикрепить фотографию в профессиональном, сдержанном стиле.

Если имеется опыт работы в других организациях или личные качества, что помогут хорошо выполнять работу, об этом также стоит указать в резюме.

Сейчас популярны сопроводительные письма, смысл которых заключается в том, что сотрудник объясняет, почему именно он должен занимать эту работу и какие качества будут ценными для организации. Грамотно составленное резюме, компетенция, профессионализм и умение показать себя с лучшей стороны помогут получить желаемую работу в сфере госзакупок и стать менеджером.

Специалист по закупкам входит в десятку наиболее востребованных профессий в России

В преддверии выпускных экзаменов традиционно составляются рейтинги самых востребованных профессий в России. Один из таких рейтингов был составлен ВНИИ труда Министерства труда и социальной защиты России и размещен в Справочнике профессий. В рейтинге за 2019 год профессия специалиста по закупкам, находится на 6 месте. Рейтинг был составлен по итогам опросов и определялся по частоте упоминания той или иной профессии.

Наличие такого высокого рейтинга у специалиста в сфере закупок объясняется обязательностью наличия в органах власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждениях, государственных и муниципальных предприятиях как минимум одного специалиста в сфере закупок, но есть практика создания целых отделов по закупкам (контрактных служб). В масштабах всей страны эта профессия весьма востребована еще и потому, что имеется большая текучесть кадров в сфере закупок. Кто-то из специалистов меняет место работы, поскольку нашел более выгодные для себя условия работы и оплаты труда. Кто-то решил сменить сферу своей деятельности, не сумев освоится в сфере закупок, ведь работа в такой сфере требует от специалиста хороших знаний, умений, навыков в различных областях, а также личностных качеств (трудолюбие, пунктуальность, прагматизм, обучаемость). Некоторых пугают размеры административных штрафов, которые могут быть наложены на специалиста по закупкам за нарушение требований законодательства.

Вместе с тем, у данной профессии огромное будущее, поскольку сфера закупок весьма важна для государства, она позволяет эффективно расходовать бюджетные средства. Тем, кто раздумывает над будущей профессией следует присмотреться к специалисту в сфере закупок как возможному варианту. Надо отметить, что для работы сфере закупок кандидату на должность следует учесть наличие профессионального стандарта специалиста в сфере закупок, который определяет квалификационные требования к указанной профессии. Он был утвержден приказом Минтруда России от 10.09.2015 № 625н.

Согласно указанного профстандарта в отношении специалиста по закупкам действуют следующие требования к образованию и обучению: Среднее, дополнительное профессиональное. Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное. При этом дополнительное профессиональное образование должны быть именно в сфере закупок.

А также определены сроки опыта практической работы в сфере закупок в зависимости от уровня квалификации. Для пятого (начального) требований к опыту нет. Для шестого уровня опыт работы не менее 3-х лет. Для седьмого опыт работы не менее 4-х лет . Для восьмого уровня опыт работы не менее 5-и лет, в том числе на руководящих должностях не менее 2-х лет.

Образец должностной инструкции менеджера по закупкам

Поставив себе целью получить данную вакансию, соискатель должен тщательно изучить должностную инструкцию менеджера по закупкам. Она предусматривает малейшие нюансы работы.

В ней отражаются базовые обязанности:

• контролировать количество товаров на складе;
• обеспечивать их своевременное пополнение;
• осуществлять мониторинг рынка на предмет ценовых предложений;
• вести переговоры с поставщиками;
• держать на контроле перемещение заказанных партий товаров;
• контролировать соблюдение сроков отгрузки;
• инспектировать качество закупаемых товаров;
• держать на контроле выполнение заказа и своевременно информировать руководство о возникающих сложностях;
• инспектировать каждое новое предложение поставщика;
• своевременно выводить из ассортимента все товары, которые уже утратили актуальность для компании;
• обеспечивать наличие в компании рекламных постеров от поставщиков и ознакомлять с ними администрацию;
• оказывать поставщикам, а также потенциальным покупателям консультационные услуги относительно ассортимента товаров;
• изучать претензии от поставщиков;
• улаживать возникающие конфликты между поставщиками и руководством компании.

Кроме того, помимо собственно отслеживания товара и организации его закупки, менеджер должен постоянно вести переговоры с поставщиками, клиентами и партнерами.

Особого внимания заслуживают разделы инструкции, в которых оговариваются права и ответственность специалиста по закупкам.

Обязанность и ответственность

Лицо, состоящее в данной должности, несет ответственность за несоблюдение инструкций, касающихся сохранения любой конфиденциальной информации (например, коммерческой тайны). Как любой член коллектива, менеджер обязан соблюдать правила трудового распорядка и дисциплины. Он должен хорошо знать и выполнять требования противопожарной безопасности.

За любое отклонение от своих обязанностей, озвученных в инструкции, специалист по закупкам несет ответственность. Для него неприемлема халатность, а также несвоевременное выполнение профессиональных обязанностей.

Права

Спектр прав достаточно обширен. Прежде всего, он включает права действовать на рабочем месте в рамках своей компетенции и быть представителем предприятия на рынке, во взаимоотношениях с партнерами по бизнесу.

Данный перечень также включает в себя права:

• на профильную информацию для реализации поставленных задач;
• самостоятельное перераспределение материальных ресурсов в рамках производственной необходимости;
• внесение полезных предложений для оптимизации торгово-закупочных отношений;
• оповещение руководства о фактах обнаруженных нарушений;
• внесение предложений, направленных на устранение последствий допущенных нарушений.

На каких факультетах учиться?

Факультетов и специальностей, которые выпускают менеджеров по закупкам, не существует, поэтому будущим специалистам следует ориентироваться на знания и навыки, которые необходимы для трудовой деятельности. На вакансию могут претендовать специалисты с профильным образованием (для строительной сферы — строительное и т. д.) или дипломом менеджера.

Университет «Синергия» предлагает тем, кто хочет работать менеджером по закупкам, обучение следующим специальностям: коммерция, управление проектом, менеджмент в разных сферах. Студенты изучают основы менеджмента, ценообразования и логистики, азы рыночной экономики и ее анализа, правовые отношения в торговой сфере, делопроизводство, учатся эффективно планировать расход, общаться с партнерами и вести переговоры. Длительность обучение — 4−4,5 года, после чего выпускник получает диплом государственного образца.

Понятие

Чтобы обеспечение организации всеми необходимыми ей ресурсами пребывало в стабильном состоянии, требуется участие в данном процессе специалистов в сфере закупок.

Кроме этих стратегических задач, специалисты по закупкам решают также множество возникающих в процессе торгов вопросов конкретного характера.

Все эти очевидные преимущества наличия в штате специалистов по закупкам имеют единственный недостаток, который выражается в необходимости выплачивать им достаточно высокие зарплаты, отвечающие их статусу востребованных сегодня на рынке труда профессионалов в закупочной сфере.

Если данная сумма менее 100 млн руб., то при отсутствии контрактной службы заказчик должен назначить должностное лицо, в обязанности которому вменяются все действия, связанные с закупочной деятельностью. Такой тендерный специалист по размещению госзаказа берёт на себя все обязанности по подготовке, оформлению и поведению закупочных процедур любого вида.

Оценка отдела закупок по уровню дополнительных скидок

Один из критериев работы отдела закупок — увеличение скидок поставщиков. Конечно, при таких KPI есть опасность входных завышения цен.

Но электронная система сравнения базовых цен, сравнение цен с предложениями из интернета, между подразделениями и главное — назначение на должность менеджера по закупкам лояльного компании руководителя страхуют нас в целом от данной проблемы.

Что нужно производителям от дистрибьютора с формальной точки зрения призаключении договоров впервые:

1. Сайт компании.
2. Структура региональной сети (расположение и зона ответственности филиалов).
3. Договоры об информационных услугах.
4. Электронные адреса сотрудников.
5. Справка о средней численности сотрудников компании.
6. Кодекс этики.
7. Наличие антикоррупционных тренингов.
8. Информация о наличии/отсутствии собственности у юридического лица.
9. Аудиторское заключение (если таковое имеет место).
10. Штатное расписание (структура).
11. Уставные документы, документы о назначении генерального директора.
12. Вывески. Наличие их в офисе, где будут проходить переговоры.