Секретарь

Содержание:

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Заработная плата

Секретари претендуют на неплохую заработную плату, однако в первые месяцы работы оклад может быть минимальным, ведь руководителю необходимо присмотреться к сотруднику и оценить его деловые качества. Секретарь, обладающий высокой обучаемостью и минимальными профессиональными навыками, сможет получать оклад, размер которого превышает 40000-50000 руб.

Компании для трудоустройства по профессии «Секретарь»

Однако на формирование гонорара оказывают влияние дополнительные знания, например, владение английским языком, ведь в этом случае сотрудник может взять на себя обязанности переводчика во время зарубежных поездок, а также общения или деловой переписки с иностранными партнерами. Наличие водительских прав, умение работать со сложными компьютерными программами и иные навыки оказывают положительное влияние на рост зарплаты.

Карьерный рост

Секретарь, готовый обучаться, долго не будет работать на одном месте. Он может стать офис-менеджером, ассистентом отдела или занять другую должность, соответствующую его знаниями и деловым качествам.

Профессиональные знания

  1. Базовое понимание принципов делопроизводства.
  2. Microsoft Office, мессенджеры.
  3. Правила ведения деловой переписки.
  4. Корпоративная этика.
  5. Работа с оргтехникой.
  6. Тайм-менеджмент.

Образование

Чтобы получить должность представителя, необходимо иметь либо специальное среднее, либо высшее образование. Второе, конечно же, раскроет больше возможностей для трудоустройства. Для поступления в профильные вузы необходимо сдать ЕГЭ по следующим предметам: обществознание, история, математика, русский и английский язык

Во время обучения будет разумно сосредоточить внимание на таких специальностях, как журналистика, библиотечно-информационная деятельность, реклама и связи с общественностью, а также публичная политика и документоведение. Все эти специализации улучшат ваши знания по профессии пресс-секретарь

Работа представителем частного лица требует выдержки, необычных способностей и навыков, разнообразные умения станут лишь плюсом в данном ремесле. По этой причине большинство успешных пресс-секретарей чаще всего имеют больше чем одно специальное образование. Нередко профессионал работы с прессой имеет специальность филолога, ведь работа предполагает обработку большого количества текстов.

В сфере представителей компаний много сотрудников, имеющих базовое образование, к примеру, пресс-секретарями становятся юристы, экономисты и специалисты по международным отношениям. Также довольно часто профессионалами становятся те люди, у которых сложилась карьера по профессии референт-переводчик или PR-менеджер. Для абитуриентов представим небольшой список высших учебных заведений, в которых можно получить базу для трудоустройства пресс-секретарем.

  • Российский государственный университет имени А. Н. Косыгина. Специальности, связанные с профессией пресс-секретарь, – филолог, журналист, реклама и связи с общественностью.
  • Университет технологий управления и экономики в Санкт-Петербурге. Специальность «Документирование и архивоведение».
  • Государственный университет путей сообщения в Новосибирске. Предоставляет образовательную программу по специальности «Реклама и связи с общественностью».
  • Государственный университет имени М. В. Ломоносова в Москве. Предоставляет обучение по направлениям журналистика и филология.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Должностная инструкция

Иногда случается ситуация, когда фирма или предприятие неправильно представляет себе обязанности посредника. Компания назначает пресс-секретарям работу, которая не является их специальностью, например, организация мероприятий или решение вопросов с маркетингом. Посредник между СМИ и руководителем выполняет функцию создания позитивной репутации работодателя, а также занимается налаживанием общения с общественностью.

Чтобы легче было разобраться в функциях работы профессионала, разобьем их на три основные категории:

  • охрана руководителя от негативных высказываний, исправление стереотипов о предприятии, а также коррекция ошибочных действий и последующих негативных событий, созданных работодателем;
  • создание благоприятных условий для общения с народом вокруг предприятия, исполнение роли посредника в треугольнике из руководителя, корреспондентов и общества;
  • создание значимой для социума позиции предприятия, а также общей линии поведения компании, которая будет в доступе у СМИ.

Права

В договоре о приеме на должность пресс-секретаря прописаны следующие пункты:

  • по поручению директора работник уполномочен принимать участие в различных мероприятиях, совещаниях и коллегиях, связанных с предприятием;
  • в целях поддержания или улучшения имиджа компании сотрудник имеет право предлагать способы улучшения производительности подразделений или фирмы в целом;
  • пресс-секретарь имеет право на получение подробной информации и документов от всех должностных лиц компании;
  • специалист уполномочен выступать перед любыми средствами массовой информации в роли представителя фирмы.

Ответственность

Должность пресс-секретаря очень непростая, часто приходится работать с конфиденциальной информацией. В связи с этим на плечи специалиста ложится большая ответственность – как за собственные действия, так и за поступки компании в целом. Пресс-секретарь должен понести наказание в том случае, если выполнял свою работу недобросовестно, реагировал некорректно или игнорировал важные события.

Знания и навыки

Самый востребованный навык для успешной работы пресс-секретарем – это коммуникабельность. Только легкий в общении человек сможет постоянно контактировать с большим количеством людей, сумеет красиво ответить на любой вопрос и подготовит качественный, подходящий для выступления текст. Кроме ораторского мастерства, посредник должен обладать еще несколькими качествами: пунктуальностью, инициативностью и высоким уровнем ответственности.

Хорошими специалистами в посредничестве становятся те люди, которые окончили вузы по профессиям, связанным с обществознанием, журналистикой, рекламой и политикой. Практика показывает, что в данной сфере деятельности большего успеха добиваются те профессионалы, которые получили два высших образования по разным специальностям. Более того, для перспективы в карьере пресс-секретари часто повышают свою квалификацию, посещая специальные курсы.

Отличия обычного секретаря от референта

С каждым годом помощник руководителя получает ценный опыт от трудовой деятельности. Более эффективные и коммуникабельные работники не стоят на месте, а стараются продвигаться по карьерной лестнице. Сегодня мы разберём должность специалиста, который имеет более широкий круг обязанностей, чем обычный секретарь.

Референт это кто?

Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями. Для того, чтобы получать большую заработную плату и быть уважаемым референтом с имиджем, работник должен иметь как минимум одно любое высшее образование, иностранный язык и опыт работы в определенной компании. Должностные обязанности соответственно повышаются, из-за дополнительных полномочий.

Чтобы понять, что делает секретарь референт, можно просмотреть список его расширенных обязанностей:

  • введение деловых переговоров по телефону;
  • консультирование клиентов и ответы на их вопросы;
  • принятие самостоятельных решений, когда начальника нет на месте;
  • переговоры с обычными и иностранными партнерами;
  • подготовка бумаги и различной корреспонденции.

Какие требования предъявляются к соискателю

К соискателям на должность секретаря руководителя предъявляется набор общих и профессиональных требований, а также требования к личным качествам претендента.

Общие требования к соискателю Профессиональные требования к соискателю Личные качества
Высшее профессиональное образование (даже без опыта работы)

Опыт работы в должности секретаря не менее 2 лет (если у соискателя среднее профессиональное образование)

Специальные курсы, которые соискатель проходит регулярно

Знание иностранного языка

Знания в области законодательной базы в области делопроизводства

Умение работать с электронно-вычислительной техникой

Опыт работы в специализированных программах

Постоянное совершенствование собственных навыков

Организаторские, контролирующие и анализирующие навыки

Навыки делового этикета

Аккуратность

Оперативность

Отличная память

Навыки организации личного времени и времени руководителя

Коммуникабельность

Точность выполнения работ

Ответственность

Умение одновременно контролировать и осуществлять довольно внушительный перечень функций

Стремление постоянно получать новые знания и умения

В должностной инструкции секретаря руководителя должны содержаться: график и условия работы. Помимо этого, в инструкции могут прописываться требования к форме одежды и внешнему виду сотрудника в обычные рабочие дни, а также на момент заседаний и командировок. Помимо этого график работы секретаря может указываться, как ненормированный и предусматривать соответствующую денежную компенсацию.

Должностная инструкция является тем документом, который дает возможность претенденту на должность понимать какие обязанности он должен выполнять, а также позволяет работодателю требовать четкое соблюдение определенных функций. В последнем разделе должностной инструкции может указываться перечень документов, которые секретарь вправе будет заверять собственной подписью.

Что обязан знать и должен делать секретарь


Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:

  1. Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
  2. Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
  3. Принимать и вести учет телефонограмм.
  4. Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
  5. Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
  6. Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В должностные обязанности секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
  7. Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
  8. Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.

Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:

  • весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
  • устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
  • нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
  • правила пользования средствами оргтехники и связи;
  • правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
  • правила организации труда на рабочем месте;
  • нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.

Секретарь занимается приемной работой

Приемная работа в офисе подразумевает приветствие посетителей и их комфорт. В целом, секретариат безоговорочно помогает новому сотруднику и посетителям ориентироваться.

Он включает направление посетителей к людям, которые получают доступ и просматривают новые приложения, развернутые в домашнем каталоге. Тем не менее, секретарская работа способствует укреплению репутации и имиджа компании, предлагая дружеский и профессиональный прием людям, которые присоединились к компании.

Вести календарь и план встреч

Секретари Office планируют встречи и обновляют календари событий. Они также организуют встречи и координируют расписание конференц-зала. Перед встречами они собирают справочные материалы и создают пространство для встреч. Они посещают встречи и готовят протоколы или резюме результатов встречи.

Секретарь хранит и упорядочивает файлы

Одна из важных функций секретаря — систематизировать и хранить файлы сотрудников и клиентов. Помимо файлов, ведите учет других вещей в компании.

Храните файлы в алфавитном порядке и используйте файловую систему, чтобы упростить хранение ключей и поиск ключей для успешной организации файлов.

Ручки корреспонденции и памятки

Переписка, которая включает в себя телефонные звонки и электронные письма, которые приходят и выходят из организации, получает и подтверждает секретарь. они получают электронные письма перед отправкой в ​​адресный отдел или офис.

Общие положения должностной инструкции секретаря

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.

1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:

  • законодательными актами РФ;
  • Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
  • приказами и распоряжениями руководства;
  • настоящей должностной инструкцией.

Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.

3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.

3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Вакансии

Секретари требуются постоянно. Базы данных содержат тысячи предложений с разными условиями работы и уровнем зарплаты. В большинстве первые 2-3 месяца необходимо пройти испытательный срок, который оплачивается ниже обещаемого оклада.

Если специалист имеет высокий образовательный потенциал, необходимые навыки, то вознаграждение может соответствовать среднему уровню на предприятии: от 40 до 60 тыс. руб.

Скриншот страницы Trudcom

Оплата труда зависит от региона. В Москве, Санкт-Петербурге зафиксированы самые высокооплачиваемые вакансии, в южных субъектах – низкие. Требования к соискателям прямо пропорциональны выставленным зарплатам.

Скриншот страницы Jobsora

Многие иностранные компании, желающие работать в России или с отечественными корпорациями, выставляют предложения с разной оплатой. Греческие фирмы предлагают должности от 900 €, финские – 2 000 €, шведские – 1 300 €.

От претендентов требуется:

  • знание нескольких языков;
  • разрешение на работу, визы;
  • коммуникабельность, стрессоустойчивость;
  • умение ПК;
  • грамотность, правописание и др.

Профессия секретарь, несмотря на некоторые минусы, достаточно интересна, имеет перспективы и преимущества. При этом возраст специалиста требуется самый разный. На невысокооплачиваемые работы – до 30 лет, госдолжности – от 35, в бюджетные учреждения – старше 45.

Подробнее о профессии в видео:

Образование

Для работы не обязательно иметь вузовский диплом, достаточно окончить техникум по специальному направлению      либо курсы, обучающие референтов.

В колледж можно поступить на основе аттестата, в том числе на бюджет. Есть направления:

  • секретарь;
  • делопроизводитель;
  • документационное обеспечение управления и архивоведение.

Срок обучения составляет 2-3 года, в зависимости от базы (9 или 11 классов).

Но востребованы секретари, имеющие дополнительные навыки. Для этого проходят программы по:

  • иностранным языкам, в том числе деловому переводу;
  • основам информатики, работы с сайтами, программами;
  • юридическим  азам      для составления правовой документации;
  • проч ему.

К самым известным учебным заведениям и направлениям, дающим высшее образование лицам, желающим устроиться на престижные должности, относят:

  • МГУ;
  • МГИМО;
  • МИРЭА;
  • Калмыцкий ГУ им. Б.Б. Городовикова;
  • РГГУ;
  • УрФУ им. первого Президента России Б.Н. Ельцина;
  • Тюменский ГУ;
  • Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского;
  • РГСУ;
  • МГИК.

Если специального образования место работы не предусматривает, то достаточно пройти курсы подготовки по документообороту и архивному делу.

Вы считаете работу секретаря престижной?

Да
Нет

Как стать секретарём

Работаю я три месяца. Секретарём стала случайно, просто подвернулось хорошее место работы. Я всегда хотела работать с бумагой. По образованию я редактор, но пока сложно устроиться. Когда увидела вакансию секретаря, подумала: «Почему бы и нет?» И нисколько не пожалела. Это тоже своего рода творчество — всё систематизировать. С одной стороны, работа кажется довольно простой, если же в это углубиться, без секретаря невозможна работа всего штата.

Собеседование меня удивило. Меня сразу начали спрашивать, зачем я хочу устроиться. Говорили что-то вроде: «Вы сами себе противоречите, не понимаете, на что подписываетесь». Проверяли мою стрессоустойчивость. Думали, что проработаю недолго и уйду, когда подвернётся что-то более интересное. Но я показала, что настроена серьёзно. Для меня в приоритете стабильность работы и возможность роста в рамках компании.

Секретарь или секретарша?

Изначально профессия секретаря была сугубо мужским занятием, поскольку женщины были практически полностью исключены из деловой сферы. Однако в начале XX века постепенно женщины потеснили мужчин в этой профессии. Руководители по сей день гораздо охотнее принимают на работу именно секретарш, а не мужчин-секретарей. Во-первых, женщины гораздо лучше работают в режиме многозадачности, во-вторых, их ценят за большую собранность и ответственность, в-третьих, не последнее место играет презентабельность и умение налаживать контакт с посетителями.

Так что уместно говорить, что профессия секретаря является сугубо женской, а мужчин в ней незначительное количество.

Секретарь и руководитель

Правила делового этикета с начальником включают следующие положения:

  • секретарь должен знать свои полномочия и обязанности, иметь высокий уровень компетентности – это позволяет решать часть текущих вопросов в отсутствие руководителя;
  • все поручения должны выполняться безошибочно, своевременно и без отклонений в сторону;
  • деловой этикет секретаря запрещает фамильярность и попытки перейти на «ты» с вышестоящим руководством;
  • в обязанности помощника руководителя входит ненавязчивая забота о директоре, подача горячих и холодных напитков, тактичность и внимательность;
  • планировка рабочего дня – секретарь должен знать время прихода на работу руководителя, часы обеденного перерыва;
  • работник должен помнить обо всех праздниках в семье директора, напоминать о памятных датах, юбилеях, Днях рождения его близких;
  • соблюдение конфиденциальности – незыблемое правило для хорошего секретаря, посторонние не должны знать о планируемых мероприятиях, идеях о дальнейшей работе компании.

Осуждение поступков руководителя или критика в его адрес с коллективом недопустима. Все неловкие рабочие моменты обсуждаются лично с ним и при закрытых дверях, любая информация не должна покидать стены рабочего кабинета.

Составление должностной инструкции секретаря руководителя

Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:

  • Общий раздел.
  • Функции.
  • Ответственность.
  • Права.

Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.

Общая часть

В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.

Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком

Функции

Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.

Ответственность

В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.

Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.

Права

Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.

После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.

Недостатки профессии секретарь

Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.

Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:

  • ненормированный рабочий день;
  • монотонная работа, в случае занятости на мелких предприятиях;
  • необходимость «держать лицо» в любых ситуациях.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

  1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
  2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;

  3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;

  4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;

  5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;

  6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

  • Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
  • Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
  • Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия секретарь подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Вакансии для секретарей на рынке труда, средняя зарплата

Профессия секретаря не относится к категории высокооплачиваемых. При всем обилии обязанностей работодатели в Москве могут предложить порядка 40 тысяч рублей, в провинции зарплата секретаря ещё ниже – порядка 25 тысяч рублей.

Однако, если речь идет о помощнике руководителя, там зарплаты уже повыше – до 60 тысяч рублей. Правда, при этом от помощника может потребоваться самый разный набор умений – от навыков переводчика до участия в разработке проектов. Все зависит от конкретных договоренностей при трудоустройстве. Но даже в этом случае никто не может гарантировать, что помощник руководителя не будет заниматься несвойственной для себя работой.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock
detector